Quelques chiffres clés au 20 mai 2021 :
1269
781
1148
9
24
37%
Répartition des archives selon le mode d’entrée
En 2018, 86 kilomètres de documents et plus de 16000Go de données sont venus enrichir les collections des services publics d’archives français (données du service interministériel des archives de France).
Dans une optique de gestion et de suivi de leurs fonds, les services d’archives consignent chaque entrée d’archives à partir de renseignements sommaires permettant d’identifier et de retracer toutes les arrivées de nouveaux documents (provenance, date d’arrivée dans le service, volume…) : c’est le registre des entrées.
Il est généralement directement tenu au sein d’un système d’information dédié aux archives (le SIA), mais il peut également être réalisé avec un tableur voire sur un cahier.
Dans son cadre stratégique commun de modernisation des archives, la délégation interministérielle aux archives de France mentionne dans les objectifs 2020-2024 :
Objectif 1.4 : Numériser les archives et rendre les archives numériques aisément consultables et exploitables. Il conviendra également de généraliser l’open data dans les services d’archives de l’État et de recommander ce modèle aux services territoriaux d’archives. La création d'un schéma de données permet de standardiser la diffusion des données produites par les services d'archives. Cette standardisation est impérative pour les ré-utilisateurs car elle permet de faciliter la découverte des jeux de données et de les utiliser, notamment en simplifiant l'alignement à différentes échelles (utilisation sur des échelles locales ou nationales).Ainsi, en quelques mois, une équipe composée de représentants du SIAF, de l’AAF et de Datactivist a travaillé pour mettre au point un standard pour les données des registres d’entrées. Ce dernier n’a pas de caractère réglementaire mais son utilisation est recommandée dès lors qu’une réutilisation ou une comparaison des données est envisagée.
Les colonnes à caractère obligatoire qui composent le standard :
ID
titre : Identifiant unique de chaque entrée
description : Identifiant unique de chaque entrée sous la forme : l’identifiant du service archives, année d’entrée et un identifiant unique (numéro incrémental, identifiant technique…).
nomArch
titre : Nom du service archives
description : Nom sous forme textuelle du service d’archives dans lequel sont entrées les archives
dateEntree
titre : Date d’entrée
description : Date à laquelle les documents sont entrés dans le service d’archives au format ISO8601
statutJur
titre : Statut juridique des documents entrés
description : Permet d’identifier la nature juridique des archives
modeEntree
titre : Modalité d’entrée
description : Permet d’identifier le mode d’entrée des archives
servProd
titre : Service producteur
description : Permet d’identifier la personne physique ou morale qui a produit les documents
typeProd
titre : Fonction du producteur
description : permet d’identifier la fonction du producteur, liste établie à partir des éléments du SIAF
activiteProd
titre : Domaine ou thématique d’action du producteur
description : Permet d’identifier le domaine d’activité du producteur, liste établie à partir des éléments du SIAF
descContenu
titre : Description du contenu
description : Permet de décrire le contenu des archives de l’entrée
natureSupport
titre : Nature du support matériel des documents
description : Permet d’indiquer de façon macro la typologie de support des documents
Les colonnes à caractère non obligatoire qui composent le standard :
coteArch
titre : Cotation
description : Identifiant de l’entrée d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement (série et sous-série)
orgaVers
titre : Organisation qui verse l’entrée
description : Nom de l’organisation qui a versé l’entrée, distincte du service qui a produit les entrées dans l’organisation.
servVers
titre : Service qui verse l’entrée
description : permet d’identifier la personne physique ou morale qui a transféré les documents
orgaProd
titre : Organisation productrice de l’entrée
description : nom de l’organisation qui a produit l’entrée, distincte du service qui a produit les entrées dans l’organisation.
dateExD
titre : Date extrème de début
description : Date du plus vieux document d’archives format AAAA
dateExF
titre : Date extrème de fin
description : Date du plus récent document d’archives format AAAA
mlEntree
titre : Métrage linéaire de l’entrée
description : Volume en mètre linéaire de l’entrée
nbreArt
titre : Nombre d’articles
description : Permet d’indiquer le nombre d’articles d’une entrée
volElec
titre : Volume d’archives électroniques de l’entrée
description : Correspond à la volumétrie de fichiers électroniques présents dans l’entrée en Go
objElec
titre : Nombre d’objets électroniques
description : Permet d’indiquer le nombre d’objets électroniques d’une entrée
En résumé ce sont 20 variables dont :